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Als Identifizierungssysteme gelten Systeme, mit denen Personen und Sachen eindeutig identifiziert werden können.

Identifizierungssysteme sind notwendig, da man über Identifizierungsschlüsselsysteme auf die Eigenschaften der zu Identifizierenden schließen kann, z.B. auf den Lagerbestand eines durch Artikelnummer beschriebenen Artikels. Bei Identifikationssystemen handelt es sich in der Regel um Schlüsselsysteme, wobei sich der Schlüssel aus einer Zeichenfolge zusammensetzt. Dieser Schlüsselbegriff oder auch Suchbegriff muss ein eindeutiges Identifizierungsmerkmal sein. Bei der Entwicklung derartiger Schlüsselbegriffe sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:

  • Erweiterbarkeit

  • Klarheit im Aufbau

  • Kurze Zeichenketten

  • Selbsterklärend

Sehr häufig wird die Identifizierungsnummer mit Hilfe einer fortlaufenden Nummer gebildet. Derartige Nummern haben den Vorteil, dass sie lückenlos sind, wie z.B. die Nummern der DIN-Norm, doch fehlt ihnen die Klassifikationseigenschaft.

Beispiele betriebsübergreifender Identifikationsschlüssel sind Autokennzeichen, Postleitzahlen, ISBN-Nummern oder Kontonummern.

Identifizierungs- und Schlüsselsysteme sind Voraussetzung für die Anwendung der heutigen Methoden der zuverlässigen halbdirekten Datenerfassung, wie z.B. mittels der Mobile Datenerfassung (MDE). Andererseits ist auch die Anwendung dieser Methoden notwendig, um Fehler zu vermeiden. Unter dem Aspekt des halbautomatischen Lesens finden die folgenden Formen der Darstellung besonders häufig Anwendung:

  • Strichcodedarstellung mit der Sonderform des Balken- und Barcodes

  • Normschriftdarstellungen wie in der OCR-Schrift.

Bei den Strichcodes werden keine direkten Zeichen gelesen, sondern nur Strichmarkierungen verarbeitet. Die einfachste Form einer Strichmarkierung findet man bei den Fragebögen, in denen für jede Antwortmöglichkeit ein Markierungsfeld vorgegeben wird. Anschließend wird abgelesen, ob in dieses Markierungsfeld ein Strich eingesetzt wurde oder nicht. Beim verwenden dieser Markierungsbögen ist auf besondere Sauberkeit wert zu legen, da Verschmutzungen zu Informationsverfälschungen führen. Eine Sonderform der Strichmarkierung ist der Bar- oder Balkencode, der z.B. zur Darstellung von Artikelnummern im Warenwirtschaftssystem verwendet wird.