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Unter Individualsoftware versteht man Softwaresysteme, die für die speziellen Anforderungen eines Anwenders entwickelt werden (selbst oder durch IT-Dienstleister).

Die spätere Systempflege erfolgt in der Regel durch den Anwender selbst. Der Gegenbegriff ist sogenannte Standardsoftware, wobei  es sich um SW-Systeme handelt, die in gleicher Konfiguration mehrfach bei verschiedenen Anwendern installiert sind und in der Regel vom Hersteller gewartet und entwickelt werden. Die Anschaffung von  wird fast immer dort erwogen, wo bestehende Anwendungssysteme technisch unzulänglich geworden sind, nur noch unter hohen Kosten betrieben und gewartet werden können, die Adaption neuer Technologien nicht mehr möglich ist oder die bisherige Anwendungslandschaft durch mehrere schlecht integrierte Systeme geprägt ist (Insellandschaften). Die Attraktion von SAP R/3 oder anderer Warenwirtschaftssystemen ergibt sich dann insbesondere aus den integrativen Eigenschaften der Produkte.

Die Wahl zwischen Individualsoftware oder Standardsoftware ist ein vieldiskutiertes, betriebswirtschaftliches Entscheidungsproblem des Typs „Make or buy“, das mit dem Aufkommen integrierter Unternehmenssoftware Bedeutung erlangt hat.

Die Vorteilhaftigkeitsargumentationen der Anbieter von Standardsoftware lauten wie folgt:

  • Standardsoftware ist relativ preiswert, die Entwicklungskosten verteilen sich auf viele Kunden

  • Wartung durch den Hersteller sichert Qualität und führt zu einer Kostenentlastung des Anwenders

  • Die Funktionalität ist vorführbar

  • Referenzinstallationen schaffen Vertrauen, die Risiken sind kalkulierbar

  • Die Implementierung kann schlank organisiert werden (Templates, Prototyping)

  • Es besteht eine geringere Abhängigkeit von proprietärem Wissen

  • Datenintegrität und redundanzfreie Datenhaltung bringen hohe Anwendungssicherheit

  • Die Konfiguration der Software bedeutet nur das Aktivieren „generischer“ Prozesse

  • Selbsterklärende Funktionalität erzeugt hohe Akzeptanz beim Anwender.

Die Befürworter von Individualsoftware halten mit folgenden Argumenten dagegen:

  • Individualsoftware versorgt den Auftraggeber mit dem, was er wirklich braucht

  • Die Investitionen in Softwarelizenzen und Wartung sind vergleichsweise gering

  • Individualsoftware ermöglicht „evolutorische“ Systemanpassung und die flexible Integration neuer Technologien.

  • Individualsoftware ermöglicht die punktgenaue Abbildung spezifischen Business Know-hows und der entsprechenden Geschäftsprozesse (Wettbewerbsvorteil)

  • Die Abhängigkeit von SW-Lieferanten ist geringer, das wirtschaftliche Risiko einer Investitionsentscheidung ist klein.

Für einen Investor stellt sich das Entscheidungsproblem häufig sehr unstrukturiert dar. Dies liegt zum einen an dem unklaren Bedeutungsgehalt des Begriffs „Standard“ und zum anderen an den jeweiligen Erwartungen der potentiellen Anwender.

Die Problematik entsteht aus folgenden Sachverhalten:

  • es gibt viele Standardsoftware-Produkte, aber nur wenige echte Standard-ERP-Systeme. Als Folge davon decken auch Standardprodukte häufig nur einen Teil der gewünschten Funktionalität ab

  • Standard-SW-Produkte beinhalten häufig nur die spezifischen Geschäftsprozesse einer einzelnen Branche. Es handelt sich im Kern eigentlich um „ehemalige Individualsysteme“. Zum Beispiel gibt es logistische „Standardsoftware“, die kein Rechnungswesenteil umfasst. Accounting-Funktionalität oder Reporting-Instrumente müssen hinzugekauft werden.

  • Zur Erläuterung sei auf den ISIS-Katalog hingewiesen, der zum Beispiel unter dem Begriff „Logistik“ 600 Standard-SW-Produkte listet, unter „Gewerblicher Güterverkehr“ 170 Standard-SW-Produkte. Bei näherer Analyse zeigt sich, dass die meisten dieser Produkte nur 2- bis 10-mal installiert sind.

Weitgehende Einigkeit über den erwünschten funktionalen Umfang von Standardsystemen besteht im Bereich des Rechnungswesen, der Personalwirtschaft, der Auftragsverwaltung, der Bestandsführung und des Einkaufs. Der Ablauf von administrativen Funktionen und die Abbildung der betriebswirtschaftlichen Prozesse sind in vielen Unternehmen sehr ähnlich und lassen eine weitgehende Standardisierung zu. Demgegenüber sind die verschiedenen logistischen Anforderungen im Bereich der Distribution, Beschaffung oder Produktion und die zugehörige Support-Funktionen (Controlling, Funktionen) häufig so spezifisch, dass höchstens branchentypische Standards existieren.