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Bei den im Rahmen einer KANBAN-Materialflusssteuerung zwischen Abnehmer und Lieferant erforderlichen KANBAN-Karten und KANBAN-Dispositionstafeln sind verschiedene Gestaltungsaspekte zu klären.

Hauptaufgabe der KANBAN-Karte ist die Übermittlung von Bedarfsinformationen an den Lieferanten. Da Lieferant und Abnehmer im allgemeinen durch eine größere räumliche Distanz voneinander getrennt sind, kann die KANBAN-Karte nicht, wie innerhalb des internen Materialflusses üblich, mittels der firmeninternen Transportsysteme an die vorgelagerte Stelle weitergereicht werden. Es bedarf daher eines anderen Übertragungsweges, wobei sich in der Praxis als Übertragungsmedium Fax-Geräte bewährt haben. Für die Gestaltung der KANBAN-Karte bedeutet dies, dass auf der Karte ein Feld für die Faxnummer des Lieferanten vorgesehen ist, um eine schnelle Abwicklung zu gewährleisten. Ergänzend sind zudem Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners des Lieferanten auf der Karte zu vermerken. Dadurch wird es möglich, bei auftretenden Störungen schnell mit den Lieferanten Kontakt aufzunehmen.

Da die Karte bei der Anlieferung der KANBAN-Menge im Regelfall gleichzeitig als Lieferschein fungiert, sollte Platz für ein Barcode-Feld vorgesehen werden, in dem die zur Wareneingangsabwicklung (z.B. Erstellung Warenbegleitpapiere) benötigten Daten hinterlegt sind. Außerdem können in dem Barcodefeld die wesentlichen Daten zur Erstellung einer Abrufbestellung an den Lieferanten enthalten sein. Eine Codierung dieser Daten gewährleistet die Übersichtlichkeit der Karte und trägt zu einer Aufwandsbegrenzung bei.